MANEJO DE CORRESPONDENCIA CIRCULAR 011 DE 2011 SUPERVIGILANCIA

VIGILANTES,

PROTOCOLO OPERACIONAL UNIDADES RESIDENCIALES CIRCULAR 011 DE 2011.

6.1.1.6. Correspondencia

Para efectos de recibir y/o entregar correspondencia, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Verifique la correspondencia que le esta entregando el mensajero.

Firme con nombre completo y cédula las guías de la correspondencia recibida del mensajero de la transportadora. Si cuenta con sello coloque el sello.

Siga los siguientes procedimientos:

1. Registre la correspondencia en la planilla del control de correspondencia.
2. Cuando entregue la correspondencia solicite la firma de la persona que la    recibe "nombre completo y cédula"
3. No permita que los usuarios tomen directamente la correspondencia de los casilleros.
4. No entregue correspondencia a los niños.
5. Cuando se reciban encomiendas o paquetes, se recomienda que las reciba el mismo usuario.
6. Lea y diligencie las planillas de correspondencia antes de firmar.
7. Registre en la minuta los faltantes de las facturas de los servicios públicos.
8. Cuando llegue el periódico cuéntelo antes de firmar el recibido; infórmele al recorredor si encuentra alguna inconsistencia y relacione en la minuta los periódicos faltantes.
9. No abra, ni lea la correspondencia de los usuarios.

CORRESPONDENCIA INTERNA Y PAQUETES.

La correspondencia interna o paquetes son aquellas que dejan los residentes o copropietarios para entrega a un tercero; los procedimientos son los mismos de la correspondencia externa.

Los sobres o paquetes deben estar debidamente marcados con el nombre completo de la persona que lo reclama y sellado debidamente.

Se deben registrar en el libro control de correspondencia e inmediatamente se procede a dejarlo en el casillero del residente remitente o lugar destinado para tal fin.


PARA SU ENTREGA

Para entregar la correspondencia o paquete:

1. Debe identificar plenamente el destinatario.
2. Solicitar presente su documento de identificación "cédula".
3. Se realiza verificación con la correspondencia o paquete que se entrega y antes de entregarlo.
4. Realiza el registro en el libro de correspondencia  y el destinatario debe firmar con nombre completo y numero de cédula.
5. Apenas este registrado y firmado el libro se hace entrega del elemento recomendado. 

FORMA CORRECTA     E    INCORRECTA DE REGISTRO.

Nunca entregue la correspondencia con afanes de esto solo queda la responsabilidad por omisión de funciones.

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